Таблица Сроков Хранения

Содержание

Таблица сроков хранения документов в организации в РФ в 2021 году

Документация, которая ведется организацией, не может быть в свободном распоряжении, поскольку она является отчетной.

В любом случае те бумаги, по которым делопроизводство завершено, размещаются в архиве на некоторый срок, оговоренный в законодательстве.

Если этого не будет выполнено, то возможно привлечение виновных лиц к административной или гражданской, и даже уголовной ответственности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 243-19-89 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.

Список документов, необходимых для учета

В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.

Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы .

Решение о создании своего места хранения является внутренним, и руководство фирмы выдает специальное положение, где прописывается, как именно и в каком порядке будет создаваться место хранения.

Именно там оговаривается и то, кто именно будет отвечать за его формирование и сохранность, каким людям дается допуск к документам, и сколько они будут храниться.

Сроки того, сколько должны сохраняться те или иные бумаги, определяются в Приказе Министерства культуры под номером 558.

В нем говорится о том, что сроки хранения могут разделяться на пять типов:

  1. Постоянно.
  2. До прохождения надобности.
  3. Пока не будут заменены новыми.
  4. До прекращения существования организации.
  5. На определенный срок.

Постоянно хранится достаточно внушительный перечень документов, отличающийся по составу, в нем есть корпоративные бумаги, к примеру Устав, протоколы собрания, документы об имущественных правах и прочие. Также это книги доходов и расходов, внутренние акты и гражданско-правовые договора, но не все.

До отсутствия необходимости хранятся законы и нормативные акты, исполнительные листы сотрудников; книги и журналы, в которых ведется учет копий, журналы учета совместителей и образцы подписей ответственных материально лиц.

До того, как будут заменены новыми, будут находиться на хранении:

  • кодексы профессиональной этики;
  • типовые номенклатуры дел;
  • списки паролей к компьютерной технике, на которой хранится личная информация;
  • формы первичных бумаг;
  • нормативы по труду;
  • перечни тех профессий, которые связаны с тяжелыми или вредными условиями занятости;
  • планы эвакуации;
  • списки детей, имеющихся у сотрудников.

До того, как организация будет ликвидирована, необходимо сохранять описи бумаг, которые выставлены организацией на аукционы или торги при приобретении земель или недвижимости, но в целом весь документальный набор должен передаваться в архивы при закрытии компании.

И наконец, на протяжении определенного срока хранятся:

5 лет Гражданско-правовые договора
10 Технико-экономический паспорт, переписка по поводу доверительного управления имуществом, бумаги о защите информации и продаже движимого имущества
15 Относящиеся к электронно-цифровой подписи, востребовании имущества из чужого владения, а также переписка с иностранными компаниями по поводу деятельности
45 лет Протоколы и положения об аттестации рабочих мест на опасных и вредных объектах
75 лет Все документы, касающиеся персональных данных и работников, это приказы и распоряжения, штатный состав, регламенты по должностям, лицевые карточки и счета

Бухгалтерские бумаги

Для подавляющего количества документов бухгалтерского типа срок хранения установлен на уровне пяти лет, но есть и отличия в некоторых видах, и это следует рассмотреть подробнее.

Вид бумаг Срок
Финансовая отчетность Сводная годовая и годовая — постоянно, квартальная и месячная — 5 лет и год соответственно
Бюджетные отчеты Годовые — постоянно, квартальные и месячные — 5 лет и год
Передаточные акты и аналитические бумаги к годовым отчетам Постоянно
Отчеты о выполнении смет Сводные годовые и годовые — на постоянной основе, квартальные — сроком на пять лет
Документы учетной политики 5 лет
Лимиты и фонды зарплаты По месту разработки и принятия — постоянно, в других компаниях — пока не истечет потребность
Счета-фактуры 4 года
Отчеты по драгметаллам, гарантийные письма и переписки по выдаче и возврату ссуд На протяжении 5-ти лет
Свидетельства о налоговом учете Постоянно
Перечень выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы в госфонды По месту утверждения хранятся постоянно, в других компаниях — пока не поменяются на новые

Остальные бумаги хранятся в среднем 5 лет, но лучше обратиться к специалистам в этой сфере, чтобы разобраться в нормах.

Рекомендуем прочесть:  Срок Хранения Морса Из Томатов

По налогам

Налоговые бумаги следует хранить в обязательном порядке, поскольку любая проверка выявит нарушения и выпишет соответствующий штраф.

В них отражаются все действия и траты с доходами, но обычно они хранятся четыре года, если иное не установлено законом.

Тип бумаги Время хранения
Первичка за годы получения компанией убытка в учете На протяжении всего периода, пока убыток учитывается в налоге на прибыль
Налоговые регистры, бумаги об освобождении от уплаты сборов, декларации юрлиц по всем типам налогов 5 лет
Реестры сведений о прибыли физлиц 75 лет, и 50 лет — если оформлялись после 2021 года
Книги учета доходов и расходов по УСН До ликвидации учреждения
Бумаги для использования льгот для региональных проектов инвестиций 6 лет

По страховым взносам

Страховые взносы дают человеку возможность в дальнейшем после выхода на пенсию получить государственное довольствие, и если произойдет сбой, или появятся споры, то потребуется документальное подтверждение.

Поэтому подобные бумаги нужно обязательно хранить, и не уничтожать их раньше срока.

Документ Длительность
Платежки по взносам 6 лет
Расчет 4-ФСС Годовой — до ликвидации юрлица, квартальный — в течение 5-ти лет от принятия отчета в ФСС
Сведения СЗВ-М На протяжении 6-ти лет
Ежегодная отчетность персонального характера в Пенсионный фонд До закрытия учреждения
Документ о пересылке отчета в фонд Одинаковая с основным отчетом

Кадровые бумаги также должны храниться на протяжении долгого времени, но и тут вступает в действие индивидуальное нормирование.

Бумага Период сохранности
Оригинал трудовой книжки До востребования сотрудником, но не больше 50-ти лет
Личная карточка человека и копии его бумаг

Трудовой договор с дополнениями

Приказы в отношении кадров

75 лет (если сотрудник оформлен до 2021 года), 50 лет — если позже
Больничный лист и расчет 5 лет
Отпускной график 1 год после момента применения
Штатное расписание Пока компания не ликвидируется

Видео: по данной теме

Утилизация старых бумаг

Если срок хранения документации истек, то их необходимо уничтожить в оговоренном законом порядке, и для этого следует составить соответствующий акт, в котором будут указаны названия и количество дел, подлежащими деструкции.

Это распоряжение подписывается особой комиссией, утверждаемой генеральным директором по личному приказу.

Далее все бумаги любым удобным способом изымаются из хранения и уничтожаются, причем не оговорено, как это должно произойти.

Какой предусмотрен штраф за их отсутствие

Если на предприятии не будет первички, счетов и налоговых регистров, то налоговая инспекция, которая придет с проверкой, вправе выписать штраф на уровне 10-30 тысяч рублей .

Они могут проверить места хранения, и при выявлении нарушения оформят наказание по статье 120 НК РФ.

Если же не будет документов, которые подтверждают расходы на нужды хозяйственного характера, то проверка снимет расходы по прибыли, а также вычеты по налогу на добавленную стоимость. Как вариант, они вполне могут посчитать размер нужного налога методом расчета.

В деятельности организации возникает большое количество документов, которые нужно не только использовать по назначению, но еще и правильно хранить.

Для каждого типа бумаг существует свой срок, который нужно обязательно соблюдать, а если уничтожить их раньше, то проверка из налоговой инспекции накажет компанию.

Поэтому следует заранее узнать, какой период должен соблюдаться при сохранении документов и какие вообще могут быть такие сроки.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
  3. Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
  4. Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
  5. Регионы — 8 (800) 333-88-93
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 113-16-28
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 243-19-89
    • Регионы — 8 (800) 551-61-26

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Сроки того, сколько должны сохраняться те или иные бумаги, определяются в Приказе Министерства культуры под номером 558.

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Законодательное регулирование

Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

Правила формирования дел

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:

  • наименование организации и структурного подразделения;
  • номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
  • заголовок;
  • срок хранения.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Не так давно Федеральным законом от 18.06.2021 № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации. В чем суть изменений? Посмотрим в таблице.

Статья 22 ФЗ № 125-ФЗ

Статья 22.1 ФЗ 3 125-ФЗ

Срок хранения документов по личному
составу — 75 лет

1. Документы по личному составу, завершенные до 01.01.2021, — 75 лет.
2. Документы по личному составу, завершенные после 01.01.2021, — 50 лет.

(За исключением тех документов, для которых в Перечне (Приказ № 558) установлен иной срок хранения.)

Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет хранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2021 году можно в конце материала, а в представленной ниже можно ознакомиться со сроками хранения некоторых бумаг.

Период хранения Наименование
1 год
  • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
  • данные лиц, не принятых на работу;
  • графики отпусков.
3 года
  • учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
  • записи о трудовой дисциплине.
5 лет
  • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
  • выписки по улучшению условий и охраны труда;
  • документы по технике безопасности и ее соблюдению;
  • документы о командировках.
50 лет (до востребования)
  • личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).
75 лет
  • характеристики и личные карточки сотрудников;
  • трудовые договоры.
Постоянно
  • коллективные договоры;
  • личные дела руководителей.

Административная ответственность

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения наказание может быть предупреждением, штрафом или дисквалификацией. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20 , 13.25 , 19.5 , 19.6 , 19.7 КоАП РФ.

Срок хранения документов по личному
составу — 75 лет

Таблица сроков хранения семян. Расчет количества семян для посева

В таблице сведены предпосевные характеристики семян. Это те сведения, которых обычно нет на пакетиках с семенами. Они нужны до посева, когда строится план, оцениваются запасы семян и потребность в их пополнении, планируется предпосевная подготовка семян.

Таблица. Предпосевные характеристики семян

Культура

Допустимый
срок хранения
семян, лет

Количество семян в 5 гр.

Потребность
в семенах на 10м ряд, гр.

Стратификация

Столбец “Допустимый срок хранения” ориентирует на отбор не устаревших, пригодных семян. Число 0.5 у пастернака — не опечатка, семена пастернака, собранные осенью, можно сеять не позже, чем следующей весной.

Столбцы “Количество семя в 5 гр.” и “Потребность в семенах на 10м ряд, гр.” позволяют оценить нужду в пополнении запасов семян и необходимую площадь для культур.

Пример: пусть для моркови отводится 4-метровая грядка шириной 120 см. При междурядьях 30 см на ней уместится, 13 рядов общей длиной около 15 метров. В таблице указано, что для морковного ряда длиной 10 м нужно 2-3 гр. семян. Следовательно, всего выделенной грядке потребуется в 1.5 раза больше, т.е. примерно 4 г семян.

Из книги: «Про огород для бережливого и ленивого», Бублик Б.А.

В таблице сведены предпосевные характеристики семян. Это те сведения, которых обычно нет на пакетиках с семенами. Они нужны до посева, когда строится план, оцениваются запасы семян и потребность в их пополнении, планируется предпосевная подготовка семян.

Сроки хранения продуктов

Cроки хранения пищевых продуктов установлены и закреплены санитарными нормами и правилами СанПиН 2.3.2.1324-03. Требования этого документа обязательны для юридических лиц и предпринимателей, изготавливающих и продающих пищевые продукты.

Срок годности еды, в течение которого ее можно безопасно употребить в пищу, определяют с самого начала изготовления, включают в этот срок хранение на складе, транспортировку, хранение в магазине и у покупателя, который приобрел этот продукт в магазине.

В сроке годности, нанесенном на этикетку, должны быть указаны:

  • для скоропортящихся, продуктов диетического и детского питания — час, день, месяц, год изготовления;
  • для нескоропортящихся указывают месяц и год изготовления;
  • на упаковке указывают также условия хранения и употребления продукта.

Правила хранения

Установленные СанПиН правила хранения пищевых продуктов не разрешают продавцам переупаковывать скоропортящиеся продукты из заводской упаковки в магазинную. Нельзя нарушать целостность первичной упаковки и устанавливать после этого новые сроки годности. Такие действия незаконны.

Если продукт упакован так, что не может непосредственно контактировать с руками работников, с окружающей средой после вскрытия общей упаковки, допускается устанавливать для него сроки годности в установленном порядке (например, для индивидуально упакованных пирожных, поступивших на склад в одной большой коробке).

Закрепленные нормы хранения продуктов запрещают размораживание замороженных пищевых продуктов магазинами. Хранение продуктов в холодильнике, по СанПиНу, не допускает совместного хранения полуфабрикатов и сырых продуктов вместе с теми, что уже готовы к употреблению.

Пищевые продукты хранят при температуре, влажности и световом режиме, которые им соответствуют.

Хранение скоропортящихся продуктов, по СанПиНу, допускается при температуре +4 °С (±2 °С). Для таких продуктов создают условия хранения, при которых они сохраняют пищевую ценность и безопасны для человека на протяжении установленного срока годности. Температура хранения скоропортящихся продуктов поддерживается не только на производстве или в магазине. Транспорт, перевозящий такие продукты, также должен быть оборудован устройствами, обеспечивающими необходимый температурный режим.

Сроки хранения

СанПиН законодательно закрепляет сроки хранения продуктов питания, относящихся к скоропортящимся и особо скоропортящимся:

Пищевые продукты хранят при температуре, влажности и световом режиме, которые им соответствуют.

Сроки хранения документов в организации в 2021 году: таблица

Статьи по теме

Документы в организации помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их типа и вида. Скачайте таблицу нормативных сроков хранения документов в организации в 2021 году: бухгалтерских, первичных и кадровых.

Активировать пробный доступ к журналу «РНК» или подписаться со скидкой

Сроки хранения документов в организации в 2021 году

Порядок хранения документов в организации установлен Законом «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом РФ и другими законодательными нормами. В 2021 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа министерства культуры РФ от 25.08.2021 г. № 558 с изменениями на 16.02.2021 г.

Важно! Документы на контрагентов — отчет о должной осмотрительности, результаты мониторинга и прочие — создайте за пять дней до сделки и храните, как обычные учетные документы.

Сформировать все отчеты по поставщикам за один клик можно в сервисе «РНК: Проверка контрагентов».

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2021 году

Федеральный закон от 18.06.17 г. № 127-ФЗ «О внесении изменений…» дополнил новой статьей о сроках хранения документов по личному составу закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2021 г. № 125-ФЗ. В этой статье закона документы по личному составу (отражающие процесс трудовых отношений в организациях между работниками и работодателями) должны храниться 75 или 50 лет. Это изменение действительно и в 2021 году:

  • 75 лет – срок хранения документов, завершенных делопроизводством до 1 января 2021 года;
  • 50 лет – срок хранения документов, завершенных делопроизводством после 1 января 2021 года.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации: перечень 2021 года

Для большинства документов бухгалтерского учета и отчетности установлен срок хранения – 5 лет. Но также, определены меньшие сроки хранения – 1 год (месячная отчетность), 3 года (квартальные отчеты о платежах и поступлениях валюты), 4 года (счета-фактуры).

Некоторые бухгалтерские документы предусмотрено хранить очень долго – 10 лет (документы по продаже движимого имущества), 15 лет (судебные предписания, акты, иски), 25 лет. Кроме того, многие виды документов подлежат постоянному хранению.

Сервис. Электронные и бумажные документы

Выберите название документа. Вы узнаете, надо ли его распечатывать и сколько лет хранить.

Сроки хранения типовых архивных документов организации

Перечень типовых документов, генерируемых в процессе деятельности организации (согласно Приказу министерства культуры от 25.08.2021 г. № 558), можно рассмотреть в следующей таблице (рассмотрим все типы, и, для примера, некоторые виды, с указанием сроков хранения):

Таблица. Документы организации со сроками хранения

Типы документов

Виды документов

Сроки хранения

1. Документы руководства

а) по основной деятельности

б) по личному составу (по приему, переводе, увольнению; изменению фамилии; награждению; оплате труда; по всем видам социальных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы; по длительным командировкам и др.

в) по административно-хозяйственным вопросам

(или 50 л., если сданы в архив после 1 января 2021 г.)

2. Планирование деятельности

3. Финансирование деятельности

Договора, справки об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских лицевых счетов

Договоры банковского счета

4. Бухгалтерский учет и отчетность. Статистический учет и отчетность

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

Первичные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и др.)

5. Экономические, научные, культурные и иные связи

Программы, планы, отчеты об инновационной деятельности

6. Информационное обслуживание

Документы об информационной деятельности, маркетинге

7. Трудовые отношения

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий

8. Кадровое обеспечение

Приказы о командировании работников

9. Материально-техническое обеспечение деятельности

10. Административно-хозяйственные вопросы

11. Социально-бытовые вопросы. Социальное страхование

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций

Ведомости учета членских взносов и пожертвований

Ваши коллеги сейчас читают:

Подпишитесь на нас Вконтакте

© 2021–2021 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Российский Налоговый Курьер» –
специализированный практический журнал для главных бухгалтеров, аудиторов и налоговых консультантов

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Российский Налоговый Курьер» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62249 от 03.07.2021

Порядок хранения документов в организации установлен Законом «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом РФ и другими законодательными нормами. В 2021 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа министерства культуры РФ от 25.08.2021 г. № 558 с изменениями на 16.02.2021 г.

Оцените статью
Не знаете как правильно сохранить продукты в свежести? ВкусЕды.ру