После того, как спецоценка условий труда проведена, ее письменное заключение находится у руководителя на руках, возникает вопрос: «У кого на предприятии должны храниться результаты проведения СОУТ?» На первый взгляд вопрос не сложный, но их нужно хранить должным образом, так как на протяжении пяти лет они действенны, и в любой момент к ним можно обратиться.
Кому они могут понадобиться, и с какой целью? Во-первых, в случае производственной необходимости. Во-вторых, в случае нагрянувшей проверки.
После окончания всех действий по проведению СОУТ, эксперты готовят отчет о полученных результатах. Законом утверждена специальная форма отчета, которая заполняется по инструкции.
Отчет представляет собой главный документ, оформляемый по итогам спецоценки. Он должен быть подписан всеми членами комиссии, после этого утвержден руководителем. Если хоть один из членов комиссии не согласен с информацией, предоставленной в отчете, он может в письменном виде это изложить. Все это должно храниться вместе с отчетом на протяжении предусмотренного срока.
Законодательная база в сфере СОУТ еще не совсем идеальна, и не предусматривает специалиста, у которого эта документация будет храниться. Так же не определен отдел или подразделение, занимающиеся спецоценкой.
Хранение данной документации должно осуществляться на протяжении 75 лет, если вредоносные факторы имеют место на предприятии и 45 лет – если таковы отсутствуют.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что место хранения документации, касающейся специальной оценки, руководитель определяет на свое усмотрение, отдавая предпочтение самому ответственному работнику.
Кроме того, результаты СОУТ должны передаваться в вышестоящие органы и размещаться на сайте предприятия, чтобы каждый сотрудник мог иметь доступ к этой информации.
После того, как спецоценка условий труда проведена, ее письменное заключение находится у руководителя на руках, возникает вопрос: «У кого на предприятии должны храниться результаты проведения СОУТ?» На первый взгляд вопрос не сложный, но их нужно хранить должным образом, так как на протяжении пяти лет они действенны, и в любой момент к ним можно обратиться.
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 11
Вопрос: Сколько времени должны храниться документы по личному составу? И что с ними делать по окончании срока хранения?
Ответ: Отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с архивным законодательством документы по личному составу хранятся 75 лет. По истечении срока хранения эти документы могут быть уничтожены, но вся процедура уничтожения должна быть соответствующим образом организована и документально оформлена.
Если ответить укрупненно, то должна быть произведена экспертиза ценности документов по личному составу, отбор, опись, составление акта и уже потом непосредственно передача документов на уничтожение.
Экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ. При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:
— отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
— отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «до минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
— выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Совместно с архивным органом организации экспертная комиссия:
— определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение;
— организует экспертизу ценности документов;
— осуществляет контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.
По документам, отобранным экспертной комиссией на хранение, должна быть составлена опись. Остальные документы, если они не подлежат передаче в государственные архивы или если в них отпала практическая надобность и по ним истекли сроки хранения, могут быть уничтожены подразделением организации, отвечающим за ведение архива, после утверждения описей. О факте уничтожения документов должен быть составлен соответствующий акт, подписанный руководителем организации.
Если орган исполнительной власти указал на необходимость согласования перечня документов, подлежащих уничтожению, с вышестоящей организацией, то акты на уничтожение этих документов направляются для рассмотрения в эту организацию.
Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы в установленном порядке передаются на уничтожение, например, организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.
Нарушение установленных сроков хранения кадровых документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном Законом порядке.
— организует экспертизу ценности документов;
Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.
Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:
Работать с документами удобно в . Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.
В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.
Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.
Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.
Функции архивов
Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.
- Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
- Прием документов от любых организаций.
- Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
- Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
- Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
- Постоянный контроль по заполнению документов.
- Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.
Учет и хранение документов в архиве
Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.
- Закон «Об архивном деле».
- Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
- Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
- Закон об организациях с ограниченной ответственностью.
Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.
Правила хранения документов в архиве
Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.
- Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
- Температурный режим. Температура и влажность — это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
- Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
- Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.
Как передают документы в архив на сохранение?
В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.
Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.
Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?
Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех — пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:
- оформление соответствующего акта;
- проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
- подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
- создание описания каждого дела.
Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.
В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.
После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.
Архивные документы и их классификация
Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.
- Документы временного хранения.
- Документы, которые передаются на постоянное хранение.
Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение — примерно 75 лет.
Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.
Документы временного хранения:
- отпускные приказы;
- командировочные;
- договоры, подписанные юридическими лицами;
- бухгалтерские учеты;
- путевые листы;
- прочее.
На длительное хранение в архив передаются такие документы:
- журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
- расписание работы сотрудников;
- акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
- смета за год/квартал;
- тарифы на выпускаемую продукцию;
- книга учетов акций предприятия;
- прочая документация.
Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.
Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.
При отчислении из школы, колледжа (техникума) или университета в архиве учебного заведения остаются документы студента / школьника, которые хранятся несколько лет. Срок хранения школьных документов в архиве учебного заведения зависит от типа документа. Хранение происходит в контексте личного дела учащегося, при отчислении личное дело помещают в архив заведения, где человек проходит обучение.
Среди хранимых документов могут быть финансовые отчеты, дипломные работы, результаты тестов, экзаменов, ЕГЭ, диктантов, дипломных работ или документы, удостоверяющие личность ученика (конфиденциальные личные данные) и согласно законодательству России, срок хранения может быть разный.
Как разгребать бумажные завалы?
Давайте будем совместно делать уникальный материал еще лучше, и после его прочтения, просим Вас сделать репост в удобную для Вас соц. сеть.